Dieses Dokument erklärt, wie du Bestellungen in Shopify verwaltest, auslieferst, Rückgaben bearbeitest und den Status im Blick behältst. Ziel ist, dass du Bestellungen vom Eingang bis nach der Zustellung professionell abwickelst. Shopify stellt dafür zentrale Funktionen im Admin bereit: Bestellübersicht, Fulfillment, Versand, Inventar, Rückgabeabwicklung und Benachrichtigungen.
Tipp
Die Bestellverwaltung ist ein Kernbereich im Shopify Admin. Viele tägliche Abläufe (Versandlabel drucken, Rückgaben freigeben, Zahlungsstatus prüfen) passieren hier.
Voraussetzungen #
- Zugang zum Shopify Admin mit der Berechtigung, Bestellungen zu sehen und zu bearbeiten.
- Zugriff auf dein Inventar (Lagerstandorte, verfügbare Mengen).
- Klare Versand- und Rückgaberichtlinien für deine Kundschaft.
Tipp
Lege deine Rückgaberichtlinie sichtbar im Shop und im Checkout ab. Das reduziert Support-Anfragen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung #
Bestellungen finden und prüfen #
- Öffne im Shopify Admin den Bereich Bestellungen.
- Dort siehst du alle eingegangenen Bestellungen an einem Ort, inklusive Zahlungsstatus, Fulfillmentstatus, Lieferziel und Versandart.
- Nutze Filter, Sortierung und Suche, um Bestellungen schneller zu finden (z. B. offene Bestellungen, risikoreiche Bestellungen, Bestellungen mit Verzögerung).
Tipp
Speichere häufig verwendete Ansichten, um sie später direkt wieder aufzurufen.
Zudem kannst du Bestellungen taggen und Notizen hinzufügen, um intern Bestellungen zu kennzeichnen.
Bestellung ausführen #
- Wähle eine Bestellung aus, die versendet werden soll.
- Prüfe, ob die Artikel auf Lager sind und welche Standorte Bestand haben.
- Erstelle oder drucke Versandetiketten. Shopify kann Versandlabels generieren und den Versandstatus verfolgen.
- Führe die Bestellung aus („Fulfillment abschließen“). Die Bestellung wird als ausgeführt markiert und der Kunde bzw. die Kundin erhält optional eine Versandbenachrichtigung mit Tracking.
Tipp
Du kannst mehrere Bestellungen gleichzeitig ausführen (Bulk-Fulfillment). Das spart Zeit bei vielen gleichartigen Sendungen.
Intelligentes Bestell-Routing nutzen #
- Sollte dein Unternehmen mehrere Standorte haben, kann Shopify automatisch entscheiden, von welchem Standort (z. B. Lager A vs. Lager B) versendet wird.
- Das System priorisiert den optimalen Standort, z. B. den nächstgelegenen Lagerort zur Lieferadresse, um Versandkosten und Laufzeit zu reduzieren.
- Du kannst eigene Routing-Regeln definieren (z. B. „immer Standort EU bevorzugen“).
Warnung
Falsche Routing-Regeln können dazu führen, dass Ware aus dem falschen Land verschickt wird (Zollrisiko, höhere Kosten). Sei hier besonders aufmerksam.
Bestellung bearbeiten #
Vor dem Versand kannst du Bestellungen anpassen, z. B. Artikel hinzufügen, Positionen entfernen oder Mengen ändern.
Das hilft, Fehler oder kurzfristige Änderungswünsche der Kundschaft direkt in der ursprünglichen Bestellung abzubilden und nicht als separate neue Bestellung.
Teil-Lieferungen aufteilen #
- Wenn nicht alles sofort lieferbar ist, kannst du eine Bestellung in Teillieferungen aufteilen.
- So kannst du Kund:innen bereits verfügbare Artikel schneller zusenden.
Tipp
Diese Funktion nennt sich „Aufteilen und zusammenführen“. Sie erlaubt auch das Zusammenlegen von Positionen für effizientere Sendungen.
Rechnungen und Bestellentwürfe senden #
- Du kannst manuell Bestellentwürfe erstellen und an Kund:innen schicken, z. B. für telefonische Bestellungen oder Sonderaufträge.
- Kund:innen erhalten eine Rechnung per E-Mail und können online oder vor Ort bezahlen.
Benachrichtigungen an Kund:innen #
- Shopify kann Kund:innen automatisch E-Mails oder App-Benachrichtigungen senden (z. B. Bestellung eingegangen, wurde versendet, ist zugestellt).
- Diese Nachrichten kannst du mit deinem Branding anpassen, damit die Kommunikation professionell wirkt.
Rückgaben und Umtausch bearbeiten #
- Kund:innen können über deinen Shop eine Rückgabe selbst anstoßen (Selfservice-Rückgabe). Du prüfst die Anfrage, genehmigst sie und kannst ein Rücksendeetikett bereitstellen.
- Du kannst Rückgaben verfolgen, Gebühren definieren (z. B. Wiedereinlagerungsgebühr), Ausnahmen für Ausverkaufsartikel festlegen und sehen, welche Artikel zurückkommen.
- Neben Rückerstattung kannst du auch direkt einen Umtausch anbieten, damit der Umsatz erhalten bleibt.
Warnung
Lege klare Rückgabefenster fest (z. B. 14 oder 30 Tage). Sonst riskierst du Streitfälle und dauerhaft gebundenes Kapital in Retouren.
Rückerstattungen ausstellen #
Du kannst Bestellungen nur teilweise oder vollständig deinen Kund:innen erstatten.
Tipp
Verwende dies z. B. bei stornierten Bestellungen oder bei beschädigter Ware.
Status überwachen #
Auf der Seite Bestellungen siehst du in Echtzeit, wie viele Bestellungen offen, ausgeführt, zugestellt oder zurückgegeben sind. So erkennst du Engpässe schnell (z. B. viele offene Bestellungen, langsamer Versand).
Beispiel #
Szenario: Du hast 25 neue Bestellungen über deinen Onlineshop und Instagram erhalten.
- Du filterst im Bereich Bestellungen alle „offenen“ Bestellungen mit Zahlungsstatus „bezahlt“.
- Du nutzt Bulk-Fulfillment, um für alle 25 Bestellungen Versandetiketten zu erstellen.
- Shopify routet jede Bestellung automatisch zum nächstgelegenen Lagerstandort, um Versandkosten zu senken.
- Zwei Kund:innen melden sich wegen Falschgröße. Sie lösen über den Shop eine Rückgabe aus. Du genehmigst den Umtausch statt einer Erstattung, damit der Umsatz bestehen bleibt.
- Im Dashboard siehst du danach sofort, wie viele Bestellungen noch offen und wie viele schon zugestellt wurden.
Häufige Fehler & Tipps #
- ⚠️Kein Überblick über Lagerbestände
Wenn du Bestellungen ausführst, obwohl der Artikel nicht mehr verfügbar ist, führt das zu Verzögerungen, Stornos und verärgerten Kund:innen. Nutze daher die Echtzeitsynchronisierung des Inventars über alle Standorte. - ⚠️Manuelle Einzelfallbearbeitung
Wer jede Bestellung einzeln manuell abwickelt, verliert Zeit und macht Fehler. Nutze Bulk-Fulfillment und Automatisierungen (Shopify Flow), um Standardaufgaben wie Etikettenerstellung zu beschleunigen. - 💡Eigene Ansichten speichern
Lege dir z. B. eine gespeicherte Ansicht „Versand heute fällig“ an. So siehst du mit einem Klick, was heute raus muss. - 💡Rückgaben als Chance
Nutze Umtausch statt direkter Rückerstattung. So hältst du den Umsatz und bietest trotzdem guten Service. - 🧩Kommunikation nach dem Kauf
Automatisierte Versand- und Zustell-Updates erhöhen das Vertrauen der Kundschaft und reduzieren Rückfragen an den Support.
