Mit Lexware Office kannst du elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen.
Diese Dokumentation stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Lasse bei Unsicherheiten diese durch deinen Steuerberater oder einer fachlichen Instanz prüfen.
Voraussetzungen #
- Du besitzt Administrative Rechte im System, um die E-Rechnungs-Funktion zu aktivieren.
- Der Rechnungsempfänger ist ein Firmenkontakt (Gesellschaft, Behörde) – an Privatpersonen darf keine E-Rechnung im Pflichtformat erstellt werden.
Für XRechnung: Der Empfänger-Kontakt muss Leitweg-ID und deine Lieferantennummer enthalten - Das gewählte Drucklayout darf kein vollständiges Briefpapier mit eingebetteter Bankverbindung enthalten (PDF mit Briefpapier sind nicht kompatibel mit den maschinenlesbaren Anforderungen).
- Jede Rechnungsposition muss einen positiven Preis aufweisen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung #
Funktion aktivieren #
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol („Einstellungen“) → Reiter E-Rechnung.
- Aktiviere die Option für E-Rechnungen.
- Falls du den Reiter nicht siehst: Stelle sicher, dass du über Admin-Rechte verfügst oder kontaktiere den Administrator deines Accounts.
Rechnungsformat auswählen und erstellen #
ZUGFeRD-Rechnung #
- Erstelle einen neuen Beleg: Reiter „Belege“ → + Neuer Beleg > Rechnung.
- Wähle den Firmenkontakt aus.
- Füge die Positionen mit korrekten Angaben hinzu.
- Wechsle zur Vorschau; eine Checkliste zeigt dir, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.
- Ist alles grün, kannst du die E-Rechnung abschließen, speichern oder direkt per E-Mail versenden.
XRechnung #
- Bearbeite oder lege einen neuen Kontakt für den Empfänger an unter „Kontakte“.
- Trage im Kontaktfeld die Leitweg-ID des Empfängers und deine Lieferantennummer ein.
- Erstelle wie gewohnt eine Rechnung (Belege → + Neuer Beleg > Rechnung).
- In der Vorschau erscheint eine blaue Banderole mit Hinweis, dass es sich um eine XRechnung handelt.
- Nach Fertigstellung: Klick auf „Abschließen“, speichern. Anschließend kannst du in der Belegliste die XML-Datei herunterladen und per E-Mail versenden oder im Portal hochladen.
Prüfung & Versand #
- In der Belegübersicht unter „Belege“ wird angezeigt, ob ein Beleg eine E-Rechnung ist und in welchem Format (ZUGFeRD oder XRechnung).
- Wenn beim Checkliste-Schritt angezeigt wird, dass Voraussetzungen fehlen, musst du die fehlenden Informationen nachtragen (z. B. Leitweg-ID, Lieferantennummer, Bankverbindung im Layout etc.).
Häufige Fehler & Tipps #
- ⚠️ Du verwendest Briefform-Layout mit integriertem Briefpapier – das verhindert eine gültige E-Rechnung. Achte auf ein neutrales Drucklayout.
- ⚠️ Du hast beim Angebot Brutto-Beträge angegeben und wandelst dieses in eine Rechnung um – dann kann keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugt werden. Es wird empfohlen, Angebote bereits Netto zu erstellen.
- 💡 Prüfe den Kontakt-Eintrag frühzeitig auf Leitweg-ID und Lieferantennummer, damit du später keine Daten nachtragen musst.
- 💡 Nach dem Wechsel zu E-Rechnung lohnt sich eine kurze Prüfung: Wird das Format korrekt ausgewiesen (z. B. „E-Rechnung im XRechnung-Format“) in der Vorschau?
- ⚠️ Einige Felder (z. B. Freitextpositionen, Einleitungstexte) werden im XML-Format nicht immer unterstützt bzw. zeigen sich als „leer“. Du siehst sie ggf. in einem Viewer – das bedeutet nicht zwingend, dass die Rechnung fehlerhaft ist.
Die offizielle Dokumentation zu diesem Thema findest du hier:
